Kerja sistemik dengan pembantu peribadi (P.A)

Catatan kali ini saya ingin berkongsi sedikit pemerhatian saya dengan tabiat yang menjadikan seseorang pemimpin kelab/persatuan/organisasi itu cemerlang. Fokus saya ialah kepada pelajar di Institut Pengajian Tinggi kerana saya mengambil beberapa contoh pengalaman saya di IPT dan pastinya Personal Assistant (P.A) di syarikat sedikit berlainan di IPT.

Read More...Teruskan membaca, klik pada  

Lazimnya orang yang memerlukan pembantu peribadi (P.A) ini selalunya orang yang dikategorikan sebagai orang yang berada di dalam sesebuah organisasi yang banyak tugasan berkaitan pengurusan dan pentadbiran dan mereka hanya mempunyai 'sepasang tangan' untuk bekerja. PA ialah orang yang akan 'memberikan tangan tambahan' kepada mereka untuk mengurus sama kerja-kerja yang ada.

Di IPT, figura seperti Yang Dipertua Majlis Perwakilan Pelajar (YDP MPP), pengerusi kelab/persatuan malahan timbalan, setiausaha, sehinggalah exco yang terlalu banyak tugasan akan mewujudkan PA masing-masing bagi membantu mereka. Sekiranya ada PA tetapi tidak ada fungsi maka tidak ada gunanya di situ.

Fungsi P.A

Bukan mudah untuk menguruskan seorang P.A kerana P.A ialah seorang manusia yang perlu diurus sebagai seorang manusia bukan seorang robot atau orang suruhan. Kebanyakan di dalam sesebuah organisasi pelajar di IPT, P.A ialah orang yang berada dekat dengan pemimpin itu sama ada mereka itu kawan baik, sahabat sefakulti, dan pastinya orang itu dilantik atas kepercayaan pemimpin itu.

P.A bukan orang suruhan untuk membuat kopi Radix, bukan orang suruhan menyelesaikan tugasan akademik kita malah jauh sekali untuk menyuruh mereka menggantikan tugas-tugas kita di organisasi berkenaan. Berikut ialah tugas yang sesuai untuk dilakukan seorang PA :

1-Ketika menghadiri mesyuarat bersama para ahli jawatankuasa organisasi, mereka boleh hadir sama untuk mendengar dan mencatat perkara penting berkaitan pemimpin berkenaan. 

2-Ketika menghadiri mesyuarat bersama-sama pegawai universiti, PA juga boleh hadir untuk mendengar dan mencatat namun elakkan untuk memberi pandangan kerana biarlah pemimpin bagi PA berkenaan berucap.

3-PA perlu tahu jobskop seseorang pemimpin mereka dan berbincang dengan pemimpin berkenaan apakah sub-kerja yang boleh dilakukan oleh seorang PA. Contohnya dalam memdraf surat, ucapan, mengemaskini email, facebook rasmi (bukan peribadi) sebagai tugas penerangan, dan sebagainya. 

4-Di dalam akademik, PA boleh membantu di dalam memperingatkan pemimpin berkenaan untuk hadir di dalam slot belajar berkumpulan yang diatur oleh para PA kepada pemimpin-pemimpin yang berada dalam bidang yang sama. PA juga boleh berkongsi nota pembelajaran dan pastinya tugasan akademik pemimpin itu kena siapkan sendiri !

Sedikit berkaitan point nombor 3 di atas, kecanggihan teknologi boleh memudahkan dan boleh menambah tugas seseorang pemimpin. Contohnya :

Memudahkan jika....

Pemimpin boleh menyiapkan kerja-kerja mereka apabila menguasai aplikasi media sosial, email, aplikasi google dan sebagainya. PA boleh membuat sedikit penyelidikan dan menguruskan pemimpin mereka berdasarkan aplikasi yang dicadangkan.

Menyusahkan jika...

Seseorang pemimpin yang tidak peka dengan kecanggihan teknologi sekarang berbanding para 'rakyat' di bawahnya akan menyebabakn sistem penerangan / komunikasi daripada atas ke bawah dan bawah ke atas terganggu. Contohnya, zaman sekarang, aplikasi media sosial Facebook menjadi medium paling berkesan untuk mendekati pemimpin dan rakyat namun apabila pemimpin berkenaan tiada akaun FB maka rakyat hanya bercakap sesama mereka dan pemimpin berkenaan akan dikategorikan sebagai lemah oleh rakyat.

Paling penting KOMUNIKASI 2-HALA antara PA dan PEMIMPIN sangat penting untuk melancarkan tugas-tugas dari semas ke semasa.

Saya sendiri pernah menerima pelbagai aduan mengenai tabiat pemimpin dan PA. Ada PA yang tidak dilayan dengan sebaik mungkin oleh pemimpin. Ada juga PA yang tidak melaksanakan tugas sebaik mungkin untuk pemimpin mereka. Maka perlu ada 'SAYANG-MENYAYANGI' antara dua golongan ini. Bagaimana?

1-Pemimpin boleh menghargai PA yang banyak menolong mereka dengan membuat Busniess Card yang murah tetapi berkualiti untuk PA mereka sebagai menghargai gerak kerja mereka. Pemimpin berkenaan suadah pasti ada Business Card tersendiri yang telah ditaja oleh Hal Ehwal Pelajar.

2-Belanjalah PA anda sekali-sekala dengan makanan dan minuman menggunakan elaun bulanan yang diberikan oleh universiti semasa anda menjadi pemimpin. Kalau tidak mendapat elaun sekalipun, belanjalah air kotak dan sepotong roti. Tidak perlu banyak belanja kan?

3-Pemimpin dan PA perlu ada komunikasi dengan SMS, telefon, email dan sebagainya dari masa ke semasa. Elakkan komunikasi yang tidak jelas seperti memberikan tugasan tetapi tidak jelas arahan dan apa yang diperlukan. 

4-PA perlu anggapkan DIRI mereka ialah sebahagian daripada organisasi berkenaan, Segala kejayaan dan kegagalan organisasi berkenaan ialah juga hasil sumbangan daripada mereka.

Semoga artikel ini bermanfaat untuk anda semua.